ในการประชุมเพื่อระดมความคิดเห็น (Brainstorming) ภายในองค์กร หลายๆ ครั้งเราจะพบปัญหาที่ไม่สามารถได้รับความคิดเห็นที่หลากหลายจากผู้ร่วมประชุม เพราะผู้ร่วมประชุมไม่อยากที่จะพูดหรือแสดงความคิดเห็นของตัวเองออกมา หรือกลัวว่าสิ่งที่พูดมาจะไม่ได้รับการยอมรับหรือถูกต่อว่าจากคนในที่ประชุม ทำให้หลายๆครั้งเราสูญเสียโอกาสที่จะได้รับความคิดเห็นดีๆ หรือมุมมองที่หลากหลายจากผู้ร่วมประชุม เพื่อนำไปสู่การแก้ไขปัญหา

การสร้างให้เกิดบรรยากาศในการระดมความคิดเห็นที่มีประสิทธิภาพ (Effective brainstorming) การใช้เครื่องมือหรือหาแนวทางและวิธีการในรูปแบบที่สร้างสรรสิ่งใหม่ๆ จึงเป็นเครื่องมือที่จะช่วยดึงความคิดเห็นของผู้ร่วมประชุมออกมา และทำให้ผู้ร่วมประชุมรู้สึกมีส่วนร่วมและเกิด engagement ในทิศทางการดำเนินงานเพื่อนำไปสู่การขับเคลื่อนต่อไป

ในมุมมองและประสบการณ์ของผู้เขียนที่ได้มีโอกาสเป็นวิทยากรในการประชุมให้แก่หน่วยงานต่างๆ คิดว่าองค์ประกอบที่จะช่วยให้การประชุมสามารถระดมความคิดเห็นของผู้ร่วมประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประกอบไปด้วยองค์ประกอบที่สำคัญดังนี้

1. บทบาทของผู้นำการประชุม

ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารหรือผู้นำการประชุม (Facilitator) ต้องมีบทบาทในการกระตุ้น เปิดโอกาสให้ผู้ร่วมประชุมมีการแสดงความคิดเห็น รับฟังและให้เกียรติความคิดเห็นของผู้ร่วมประชุมทุกๆ คนอย่างเท่าเทียม สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงของผู้นำคือไม่ควรทำตัวเป็น Hippo (Highest-Paid Person's Opinion) หรือความคิดเห็นของคนที่เงินเดือนเยอะที่สุด (หมายรวมถึงผู้ที่มีตำแหน่งสูงสุดในที่ประชุมด้วย) เพราะเมื่อไรก็ตามที่การประชุมเริ่มด้วยความคิดเห็นของคนกลุ่มนี้ สิ่งที่ตามมาคือผู้ร่วมประชุมคนอื่นๆ จะไม่แสดงความคิดเห็นของตัวเองออกมาเพราะไม่อยากไปขัดกับผู้นำการประชุมหรือผู้บริหาร ดังนั้นเมื่อเข้าสู่กระบวนการระดมความคิดเห็น ข้อแนะนำที่สำคัญคือผู้นำการประชุมควรจะเปิดโอกาสให้ผู้ร่วมประชุมท่านอื่นๆ ได้แสดงความคิดเห็นออกมาก่อนและตนเองจึงจะแสดงความคิดเห็นหรือสรุปความคิดเห็นของผู้ร่วมประชุมร่วมกัน

2. การกำหนดประเด็นในการระดมความคิดเห็นและโจทย์ในการประชุมที่ชัดเจน

ในการประชุมระดมความคิดเห็นแต่ละครั้ง สิ่งสำคัญคือควรมีการกำหนดประเด็นในการระดมความคิดเห็นและโจทย์ในการประชุมที่ชัดเจน ซึ่งอาจจะมาในรูปแบบของคำถามหรือปัญหาที่ผู้ร่วมประชุมต้องร่วมกันหาคำตอบ และสิ่งที่ขาดไม่ได้ที่สำคัญคือการย้ำผลลัพธ์ที่คาดหวังจากการประชุมเพื่อเป็นการย้ำเตือนว่าอะไรคือผลลัพธ์ที่คาดหวังจากการประชุมร่วมกัน

3. รูปแบบการประชุม

รูปแบบการประชุมที่สำคัญคือจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมและรูปแบบการจัดห้องประชุม ซึ่งหากเป็นการประชุมที่ไม่ได้ต้องการการระดมความคิดเห็น (Brainstorming) จำนวนผู้ร่วมประชุมจะไม่มีผลมากนักต่อการแสดงความคิดเห็นของผู้ร่วมประชุม แต่เมื่อไรก็ตามที่ต้องการการระดมความคิดเห็น จำนวนผู้ร่วมประชุมจะมีผลอย่างมากเพราะยิ่งมีผู้ร่วมประชุมจำนวนมากการรับฟังความเห็นของทุกคนจะเป็นไปได้ยากภายในเวลาที่จำกัด และผู้ร่วมประชุมจะมีความรู้สึกไม่ปลอดภัยทางจิตวิทยา (Psychological Safety) ในการแสดงความคิดเห็นของตนเองออกมาในที่สาธารณะ ในกรณีที่หลีกเลี่ยงจำนวนผู้ร่วมประชุมจำนวนมากไม่ได้ วิธีการหนึ่งคือการแบ่งผู้ร่วมประชุมออกมาเป็นกลุ่มย่อย กลุ่มละประมาณไม่เกิน 10 คนจะเป็นจำนวนที่ผู้ร่วมประชุมสามารถแสดงความคิดเห็นได้อย่างเหมาะสม อีกประการหนึ่งคือรูปแบบการจัดห้องประชุม สำหรับการระดมความคิดเห็นรูปแบบห้องประชุมที่ไม่ควรนำมาใช้คือการจัดในรูปแบบห้องเรียน (Class room) รูปแบบที่ควรนำมาใช้คือการจัดห้องประชุมในรูปแบบกลุ่มย่อย หรือตัว U ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับกระบวนการแสดงความคิดเห็นว่าต้องการให้เป็นไปในรูปแบบใด

4. การใช้อุปกรณ์และเครื่องมือต่างๆ เข้ามาช่วยในการประชุม

- Sticky Note หรือ Post-it เป็นเครื่องมือสำคัญอย่างมากที่จะทำให้สามารถดึงความคิดเห็นของผู้ร่วมประชุมออกมาได้ตามหลักการที่เรียกว่า Brainwriting ซึ่งวิธีการที่มีประสิทธิภาพคือการให้ผู้ร่วมประชุมแต่ละคนเขียนความคิดเห็นของตนเอง จำนวน 3 เรื่อง เรื่องละ 1 แผ่น และนำความเห็นของผู้ร่วมประชุมทุกๆ คนมารวบรวมและจัดกลุ่มเพื่อพิจารณาในรายละเอียดร่วมกัน เหตุผลที่ทำให้วิธีการนี้เป็นที่นิยมและได้รับการยอมรับในการระดมความเห็นเนื่องจากเปิดโอกาสให้ทุกๆ คนในที่ประชุมได้แสดงความคิดเห็นอย่างอิสระ รวมถึงการกำหนดให้เป็น 3 เรื่องคือการจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่สำคัญออกมาให้เห็นอย่างชัดเจน - Application หรือโปรแกรมต่างๆ ที่ช่วยสนับสนุนการประชุม เช่น Mind mapping ที่ช่วยในการวิเคราะห์ความสัมพันธ์ของเรื่องต่างๆ อย่างเป็นระบบ หรือ Voting application ที่ช่วยในการตัดสินใจร่วมกันในที่ประชุม เป็นต้น

เชื่อว่าทุกวันนี้แต่ละคนใช้เวลาไปกับการประชุมกันไม่น้อย ครั้งต่อไปลองเอาเทคนิคข้างต้นไปประยุกต์ใช้เพื่อให้เราใช้เวลาในการประชุมอย่างคุ้มค่าดูนะครับ

นารถ จันทวงศ์
6 ตุลาคม 2563

Leave a Reply