เครื่องมือทางการจัดการหรือที่เราเรียกว่า Management Tools ที่มีอยู่ตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบันมีอยู่อย่างมากมาย และมีพัฒนาการในแต่ละช่วงเวลามาอย่างต่อเนื่อง ในความเห็นของผู้เขียนเครื่องมือทางการจัดการก็เปรียบเสมือนอุปกรณ์ในการทำครัว ทั้งรูปแบบของอาหารและวัฒนธรรมของแต่ละที่ก็ล้วนมีความแตกต่างกันออกไป การที่เราจะทำอาหารออกมาอร่อยได้นั้นนอกจากเราจะต้องเลือกวัตถุดิบที่เหมาะสมมาใช้แล้วเรายังต้องเลือกเครื่องมือที่จะนำมาใช้ให้เหมาะสมกับอาหารที่เรากำลังจะทำอยู่รวมถึงใช้มันอย่างถูกต้องด้วยเช่นเดียวกัน
หากเปรียบเทียบเรื่องดังกล่าวกับองค์กรก็เช่นเดียวกัน นอกจากองค์ประกอบหลักขององค์กรที่จะทำให้องค์กรขับเคลื่อนไปได้อันได้แก่ 4’M คือ คน (Man) เงิน (Money) วัตถุดิบ (Material) และ การจัดการ (Management) (หรือในระยะหลังมีการปรับเปลี่ยนไปเป็น 6’M หรือ 8’M ก็ตาม) การเลือกเครื่องมือทางการจัดการที่เหมาะสมมาใช้เพื่อตอบโจทย์ที่เกิดขึ้น รวมถึงประยุกต์ใช้เครื่องมือดังกล่าวให้เหมาะสมกับวัฒนธรรมของแต่ละองค์กรก็เปรียบเสมือนการเลือกเครื่องมือทำครัวให้เหมาะกับอาหารที่เรากำลังจะทำอยู่เหมือนกัน
ในด้านพัฒนาการของเครื่องมือต่างๆ ก็เช่นเดียวกัน จากอดีตถึงปัจจุบันเครื่องมือทางการจัดการที่องค์กรใช้ในแต่ละช่วงเวลาก็มีความแตกต่างกันออกไป มีทั้งเครื่องมือที่ยังคงได้รับความสนใจและนำมาใช้กับองค์กร บางเครื่องมือก็ได้รับความสนใจและนำมาใช้ลดลง หรือกระทั่งมีเครื่องมือใหม่ๆเข้ามาได้รับความสนใจเพิ่มมากขึ้นแตกต่างกันออกไป
จากการสำรวจของบริษัทที่ปรึกษาชั้นนำในระดับโลกอย่าง Bain & Company ที่ได้ทำการสำรวจเครื่องมือทางการจัดการที่ได้รับความสนใจจากผู้บริหารของบริษัทชั้นนำต่างๆ ในแต่ละช่วงเวลามาอย่างต่อเนื่อง เราจะพบว่าเครื่องมือทางการจัดการที่ได้รับความสนใจมีความเปลี่ยนแปลงไปในแต่ละช่วงเวลาตามสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปเช่นเดียวกัน ดังรูป
จากการสำรวจของ Bain & Company ได้สรุปแนวโน้มที่สำคัญที่เกิดขึ้นกับเครื่องมือทางการจัดการ ดังนี้
– การสั่งการและควบคุมของผู้บริหารจะลดลง พยายามลดระบบสายการบังคับบัญชาที่มีระดับมากและซับซ้อนลงและเปลี่ยนไปใช้รูปแบบการจัดการแบบรวดเร็วแบบ Agile management
– การเปลี่ยนแปลงทางด้านเทคโนโลยีแบบก้าวกระโดดส่งผลให้องค์กรต้องปรับตัวอย่างรวดเร็วเพื่อสร้างหรือคงขีดความสามารถทางการแข่งขันให้ได้ ดังนั้นหลายๆ จึงเกิดการเปลี่ยนแปลงทางด้านดิจิทัลในรูปแบบต่างๆ เช่น การรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่ การพัฒนาโปรแกรมเพื่ออำนวยความสะดวกให้ผู้รับบริการผ่านระบบ Internet of things, Smart device, หรือเซ็นเซอร์ต่างๆ เป็นต้น
– การสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดีมีความสำคัญไม่น้อยไปกว่ากลยุทธ์ขององค์กร ซึ่งวัฒนธรรมดังกล่าวหมายรวมถึงการสื่อสารสร้างความเข้าใจให้ทุกคนในองค์กรรับรู้และเข้าใจในเป้าหมายขององค์กรไปในทิศทางเดียวกัน
– การให้ความสำคัญกับลูกค้าและผู้รับบริการ โดยการจัดการที่ยึดลูกค้าเข้ามาเป็นศูนย์กลางเข้ามามีบทบาทมากขึ้นสิ่งที่สำคัญคือการทำความเข้าใจลูกค้าแบบลึกซึ้ง (Empathy) เครื่องมือที่เกี่ยวข้องทั้ง Customer segmentation หรือ Customer Journey จึงได้รับความสนใจเพิ่มมากขึ้น
– การให้ความสำคัญกับต้นทุนกับการเติบโตของธุรกิจ ในช่วงที่เศรษฐกิจไม่ดีการองค์กรจะให้ความสำคัญกับการลดต้นทุนเป็นหลัก แต่ในช่วงของการกลับมาเติบโตองค์กรต้องสร้างความสมดุลระหว่างต้นทุนที่เกิดขึ้นกับการเติบโตไปควบคู่กัน เครื่องมืออย่าง Zero-Based Budgeting and another cost-focused tool, Business Process Reengineering จึงเข้ามาได้รับความนิยมจากองค์กรต่างๆ มากขึ้น
บทสรุป
Bain & Company ได้สรุปประเด็นที่เกี่ยวข้องกับเครื่องมือทางการจัดการไว้เป็นประเด็นที่น่าสนใจดังนี้
1. แต่ละเครื่องมือมีทั้งข้อดีและข้อเสียที่แตกต่างกัน ดังนั้นองค์กรต้องเข้าใจหลักที่สำคัญของแต่ละเครื่องมือและเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมมาใช้กับองค์กรของตนเอง
2. เครื่องมือทางการจัดการไม่ใช่ยาครอบจักรวาลหรือการทำตามแฟชั่นเท่านั้น การนำเครื่องมือต่างๆ มาใช้ไม่ควรจะนำมาใช้เพราะทำตามแฟชั่นโดยหวังว่าจะเป็นสูตรสำเร็จที่ช่วยแก้ปัญหาทุกเรื่องในองค์กร แต่ต้องเข้าใจว่าปัญหาขององค์กรคืออะไรและเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมมาใช้กับองค์กร
3. ประยุกต์ใช้เครื่องมือให้เหมาะสมกับองค์กร เครื่องมือแต่ละเครื่องมืออาจจะเหมาะสมกับองค์กรหนึ่งแต่ไม่เหมาะสมกับอีกองค์กรก็ได้ สิ่งสำคัญประการหนึ่งคือผู้นำมาใช้ต้องเข้าใจในตัวหลักการที่สำคัญของเครื่องมือ วัฒนธรรมขององค์กรนั้นๆ และประยุกต์ใช้เครื่องมือให้เหมาะสมกับบริบทของแต่ละองค์กรจึงจะสามารถทำให้เครื่องมือนำมาใช้ได้อย่างเหมาะสมและประสบความสำเร็จตามเป้าหมาย
ในความเห็นของผู้เขียนคิดว่าหลักการที่สำคัญทั้ง 3 ข้อเป็นประเด็นสำคัญที่ผู้นำเครื่องมือมาใช้ควรจะต้องรับรู้และเข้าใจเพื่อจะทำให้เป้าหมายที่กำหนดไว้ประสบความสำเร็จ ทั้งนี้จากประสบการณ์ที่ผู้เขียนได้เข้าไปให้คำปรึกษากับองค์กรต่างๆ พบว่าปัจจัยที่สำคัญที่ขาดไม่ได้อีกประการหนึ่งคือ “ผู้นำ” ที่จะต้องมีวิสัยทัศน์และทิศทางที่ชัดเจน แสดงความมุ่งมั่นตั้งใจในการขับเคลื่อนสิ่งที่ตั้งเป้าหมายไว้อย่างจริงจัง ให้การสนับสนุนและเป็นตัวเร่งให้กับบุคลากรภายในองค์กรไปสู่การบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ร่วมกัน
นารถ จันทวงศ์
nart.chantawong@gmail.com
24 กรกฎาคม 2563