New Year’s Resolution with Organization Management
เมื่อก้าวเข้าสู่ปีใหม่อีกครั้ง สิ่งที่พบได้อย่างสม่ำเสมอคือการตั้งเป้าหมายประจำปีทั้งเป้าหมายส่วนตัวและเป้าหมายขององค์กร ที่ผ่านมาหลายๆคนอาจจะทำเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้สำเร็จ ในขณะที่หลายๆคนก็ไม่สามารถทำได้ บทความของ Harvard Medical School ได้กล่าวถึงการตั้งเป้าหมายประจำปีและวิธีการ 7 ประการที่จะทำให้เรามุ่งมั่นกับเป้าหมายที่กำหนดไว้ ดังนี้
- ฝันให้ยิ่งใหญ่ (Dream big) บทความได้กล่าวถึงการตั้งเป้าหมายที่ท้าทายทำให้เกิดความน่าสนใจ โดยยกตัวอย่างเช่น การวิ่งมาราธอน(ระยะ 42.195 กม.) หรือการลงไตรกีฬา (การแข่งขันกีฬาแบบ 3 ชนิดต่อเนื่องกัน ได้แก่ ว่ายน้ำ ปั่นจักรยาน และวิ่ง) ให้สำเร็จ หรือการลดน้ำหนักให้ได้ 20 กิโลกรัม เป็นต้น เป้าหมายที่ยิ่งใหญ่จะสำเร็จได้หากมีความมุ่งมั่นตั้งใจและได้รับการสนับสนุนที่ดี
- แบ่งฝันที่ยิ่งใหญ่ที่กำหนดไว้เป็นขั้นตอนเล็กๆ (Break big dreams into small-enough steps) ในขั้นตอนนี้เป็นการแตกเป้าหมายใหญ่ออกมาเป็นขั้นตอนย่อยๆ โดยการให้คิดถึงลำดับขั้นแต่ละขั้นตอนเพื่อนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายใหญ่ที่กำหนดไว้ เช่น หากไม่เคยออกกำลังกายมาก่อนแต่ตั้งเป้าหมายไปสู่การวิ่งมาราธอน อาจจะเริ่มจากก้าวสั้นๆ เช่นการวิ่ง 1-2 กิโลเมตร แล้วจึงค่อยๆเพิ่มระยะไปสู่ระยะมาราธอนต่อไป
- ทำความเข้าใจว่าทำไมถึงไม่ยอมเปลี่ยนแปลง (Understand why you shouldn’t make a change) พยายามทำความเข้าใจและหาสาเหตุว่าทำไมเราถึงไม่ยอมเปลี่ยนแปลง หากติดอยู่กับพฤติกรรมหรือความคุ้นเคยที่ผ่านมา ก็ต้องพยายามทำความเข้าใจและค่อยๆเปลี่ยนแปลงตัวเอง
- สร้างความผูกมัดให้กับตัวเอง (Commit yourself) ทำให้เกิดความรับผิดชอบกับตัวเองผ่านการสัญญาที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือด้วยวาจากับคนอื่นๆ เช่น การเขียนลงใน Facebook เพื่อให้เพื่อนๆ ได้รับรู้เป็นต้น
- ให้รางวัลกับตัวเอง (Give yourself a medal) เรียกตัวเองว่าผู้ชนะและให้รางวัลกับความสำเร็จกับตัวเองเมื่อทำได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
- เรียนรู้จากบทเรียนที่ผ่านมา (Learn from the past) ทุกๆครั้งที่ไม่สามารถสร้างการเปลี่ยนแปลงได้ ให้ค้นหาสาเหตุของความผิดพลาดและเรียนรู้ว่าทำไมถึงเกิดความผิดพลาดเพื่อนำไปสู่การหาแนวทางในการบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้
- ขอบคุณกับการลงมือทำ (Give thanks for what you do) ให้ลืมความสมบูรณ์แบบไปบ้าง ในบางครั้งเราอาจจะไม่สามารถทำได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างสมบูรณ์ เช่น ตั้งเป้าหมายว่าจะออกไปวิ่งให้ได้ซัก 10 กิโลเมตร แต่ติดธุระจึงวิ่งได้เพียง 3 กิโลเมตร ควรคิดว่าอย่างน้อยก็ได้ลงมือทำ และวันพรุ่งนี้จะทำให้ดีขึ้น
จากบทความดังกล่าว หากพิจารณาเชื่อมโยงกับแนวคิดในการบริหารจัดการองค์กรจะพบว่ามีความสอดคล้องกับแนวคิดการตั้งเป้าหมายแบบ OKRs ที่ John Doerr อดีตผู้บริหารบริษัทอินเทล ที่ผันตัวมาเป็นนักลงทุนและผู้ให้เงินลงทุน(Investor and Venture Capitalist)ในบริษัท Start-up จำนวนมาก John Doerr ถือเป็นคนหนึ่งที่ทำให้เครื่องมือ OKRs เป็นที่รู้จักอย่างแพร่หลายเพราะเป็นคนที่นำเครื่องมือดังกล่าวไปใช้ในบริษัท Google ที่ตนเองเป็นผู้ลงทุน และเครื่องมือดังกล่าวก็มีส่วนที่ทำให้บริษัท Google เติบโตอย่างก้าวกระโดดจนถึงทุกวันนี้ ซึ่งสามารถสรุปความสอดคล้องได้เป็นข้อๆ ดังนี้
ฝันให้ยิ่งใหญ่ (Dream big) ในข้อที่ 1 นั้นตรงกับหลักการตั้งเป้าหมายของ OKRs ที่มีหลักการที่สำคัญคือการตั้งเป้าหมายที่ท้าทายแต่มีความเป็นไปได้ที่จะบรรลุเป้าหมายดังกล่าว ในตอนหนึ่งของหนังสือ “Measure what matter” ได้กล่าวถึงการตั้ง OKRs ว่า Aggressive yet realistic การตั้งเป้าหมายต้องมีความท้าทายแต่เป็นไปได้ที่จะบรรลุ เราจะเห็นจากตัวอย่างการตั้งเป้าหมายที่ Google นำมาใช้แบบท้าทาย (Stretch Goals) ที่ 10 เท่า (10X) เช่น ตั้งเป้าหมาย Google Chrome browser ให้เป็นระบบที่รวดเร็วกว่าคู่แข่งถึง 20 เท่า หรือการเพิ่มจำนวนผู้ใช้งานเป็น 20 ล้านคนต่อสัปดาห์เป็นต้น
การตั้งเป้าหมายที่ตนเองเป็นผู้กำหนดขึ้นมาเอง สอดคล้องกับหลักการของ OKRs ที่เป้าหมายที่กำหนดตามหลักของ OKRs จะเน้นเป้าหมายที่เกิดขึ้นจากระดับล่างเป็นผู้เสนอขึ้นมา (Bottom-up) มากกว่าการสั่งลงมาจากข้างบน เป้าหมายที่ตนเองเป็นผู้ตั้งหรือเสนอขึ้นมาเองจะทำให้เกิดแรงบันดาลใจ (Aspirational) เพราะเป็นสิ่งที่เราอยากจะทำ ซึ่งแนวคิดดังกล่าวจะแตกต่างจากระบบประเมินผลหรือ KPI ในรูปแบบเดิมที่ตัวชี้วัดส่วนใหญ่จะเป็นการได้รับหรือสั่งลงมาจากผู้บังคับบัญชาทำให้ไม่รู้สึกมีส่วนร่วมหรือแรงบันดาลใจในการขับเคลื่อนเป้าหมายดังกล่าว
แบ่งฝันที่ยิ่งใหญ่ที่กำหนดไว้เป็นขั้นตอนเล็กๆ (Break big dreams into small-enough steps) คือการแตกเป้าหมายที่กำหนดไว้ออกมาเป็นแผนงานหรือ (Action Plan) ที่ชัดเจนในแต่ละช่วงเวลาเพื่อให้สามารถทำตามลำดับขั้นตอนจนนำไปสู่การบรรลุความสำเร็จที่กำหนดไว้ และอีกหลักการหนึ่งที่นำมาใช้ได้ และในช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมามีการพูดถึงกันอย่างแพร่หลาย ได้แก่คำว่า “Agile” ที่เกิดขึ้นจากการพัฒนา Software ของบริษัทไอที ให้นึกภาพถึงกระบวนการพัฒนา Software แบบเดิมๆ (Waterfall) ที่ผู้เขียนโปรแกรมจะเข้ามาเก็บความต้องการของผู้ใช้และนำกลับไปพัฒนาจนได้ต้นแบบเพื่อนำมาทดสอบ แล้วจึงรับความเห็นเพื่อนำกลับไปแก้ไข รูปแบบดังกล่าวใช้ระยะเวลานาน ผู้ใช้งานก็ไม่รู้ว่าผู้เขียนโปรแกรมไปทำอะไรอยู่ กว่าจะเห็นต้นแบบก็ไม่ตรงกับสิ่งที่ตนเองต้องการทำให้เสียเวลาและทรัพยากรไปโดยเปล่าประโยชน์ จึงได้เกิดแนวคิดใหม่ในการพัฒนา Software ที่แบ่งขั้นตอนการพัฒนาออกเป็นส่วนย่อยๆ และทำไปทีละส่วนให้เห็นผลออกมาที่ชัดเจน หากเกิดความผิดพลาดในขั้นตอนใดก็สามารถแก้ไขและปรับปรุงได้อย่างรวดเร็ว แนวคิดดังกล่าวก็ขยายผลเข้ามามีบทบาทอย่างมากในการบริหารจัดการองค์กร ไม่เพียงแค่การพัฒนา Software เท่านั้น แต่รวมไปถึงกระบวนการอื่นๆภายในองค์กรอีกด้วย ซึ่งแนวคิด Agile นี้ก็สอดคล้องกับหลักการกำหนดเป้าหมายประจำปีของ Harvard Medical School คือหากเราสามารถแบ่งเป้าหมายใหญ่ที่กำหนดไว้ออกเป็นขั้นตอนย่อยๆ ได้และจัดการในรูปแบบ Agile ก็จะเป็นแนวทางหนึ่งที่ช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้
การเรียนรู้จากบทเรียนที่ผ่านมา การติดตามประเมินผลตามเป้าหมายที่กำหนดไว้เพื่อนำไปสู่การเรียนรู้และปรับปรุง เป็นขั้นตอนที่สำคัญประการหนึ่งซึ่งมีความสอดคล้องกับหลักการพื้นฐานทางด้านการบริหาร ได้แก่หลักการ PDCA (Plan, Do, Check, Act) ที่เป็นวงจรคือเมื่อมีการวางแผนแล้ว ควรมีการนำมาปฏิบัติ ติดตามประเมินผล และนำมาปรับปรุงแก้ไข หากมาพิจารณาที่แนวคิด OKRs ก็มีการกล่าวถึงกระบวนการบริหารผลงานอย่างต่อเนื่องเช่นเดียวกันตามหลักการที่เรียกว่า CFRs ประกอบด้วย การสร้างบทสนทนา (Conversation) การให้ฟีดแบค (Feedback) และการชื่นชมยกย่อง (Recognition) CFRs เป็นพลังในการขับเคลื่อนเป้าหมายไปสู่ความสำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ เพราะมีการรับความคิดเห็นเพื่อนำมาปรับปรุงรวมถึงเกิดแรงจูงใจในการผลักดันไปสู่เป้าหมาย
นอกจากแนวทางที่บทความ Harvard Medical School ได้กล่าวไว้แล้ว ผู้เขียนมีความเห็นว่าประเด็นที่หลายๆคนมองข้ามในการตั้งเป้าหมายประจำปี แต่หลักการ OKRs ได้กำหนดไว้ได้แก่การตั้งเป้าหมายที่สามารถวัดผลได้อย่างชัดเจน เพราะถ้าไม่สามารถติดตามหรือประเมินความสำเร็จได้เราก็ไม่สามารถที่จะรู้ได้ว่าเราสำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนดไว้หรือไม่ ดังที่ Peter Drucker ได้กล่าวไว้ว่า “ถ้าวัดผลไม่ได้ก็จัดการไม่ได้” “If you can’t measure it, you can’t manage it” หลักการของ OKRs ที่สำคัญคือวัตถุประสงค์ “O (Objectives)” หรือเป้าหมายที่สำคัญที่ต้องการบรรลุ โดย Objectives ควรจะมีความชัดเจนและไม่ควรมีจำนวนมาก เพื่อทำให้เราจัดลำดับความสำคัญและมุ่งเน้น (Prioritize and Focus) ไปสู่ Objectives ที่กำหนดไว้ (What?) และอีกองค์ประกอบหนึ่งที่ขาดไม่ได้คือผลลัพธ์ที่สำคัญ “KRs (Key Result)” ซึ่งจะเป็นส่วนที่สะท้อนการบรรลุวัตถุประสงค์หรือทำให้มั่นใจว่าทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ (How?) ผลลัพธ์ที่ดีควรจะต้องวัดและตรวจสอบได้และมีกำหนดระยะเวลาที่แน่นอน ตัวอย่างเช่น หากเราตั้งวัตถุประสงค์ (Objective) ว่ามีสุขภาพดี เราก็ควรกำหนดว่าอะไรคือผลลัพธ์ที่สำคัญ เช่น ผลการตรวจร่างกายมีค่าคลอเรสเตอรอลต่ำกว่า 160 ภายในปี 2563 เป็นต้น
จากรายละเอียดที่ได้นำเสนอมาข้างต้น จะเห็นได้ว่าหลักการตั้งเป้าหมายประจำปีและผลักดันขับเคลื่อนเป้าหมายที่กำหนดไว้ไปสู่การบรรลุความสำเร็จสามารถเชื่อมโยงกับแนวทางการบริหารจัดการองค์กรได้ ผู้เขียนหวังว่าบทความนี้จะมีส่วนช่วยให้ผู้อ่านสามารถตั้งเป้าหมายและมีแนวทางที่จะขับเคลื่อนเป้าหมายได้ชัดเจนเพิ่มมากขึ้น และขอเป็นกำลังใจให้กับทุกๆท่านในการทำให้เป้าหมายของตนเองสำเร็จนะครับ
สวัสดีปีใหม่ครับ
นารถ จันทวงศ์
7 มกราคม 2563
References และแรงบันดาลใจของบทความนี้
- Seven steps for making your New Year’s resolutions stick, Harvard Medical School: https://www.health.harvard.edu/staying-healthy/seven-steps-for-making-your-new-years-resolutions-stick
- Measure What Matters, John Doerr
- ศ.ดร.นภดล ร่มโพธิ์, Podcast Nopadol’s story
ขอบคุณมากๆครับสำหรับสาระดีๆ