คงหลีกเลี่ยงไม่ได้ว่าเรากำลังอยู่ในโลกแห่งการเปลี่ยนแปลง หลายๆ อย่างรอบๆ ตัวทั้งเรื่องชีวิตส่วนตัวและการทำงานล้วนมีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว ในขณะที่หากลองมองดูคนใกล้ๆ ตัวเรา จะพบว่าแต่ละคนก็มีลักษณะที่แตกต่างกันออกไป บางคนก็มีลักษณะของความกระตือรือร้น เร่งรีบในการทำกิจกรรมต่างๆ ปรับปรุงและเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วอยู่ตลอดเวลา ในขณะที่บางคนก็ไม่รู้สึกถึงความเร่งรีบกับเรื่องต่างๆ รอให้ใกล้ๆ กำหนดหรือ Deadline ค่อยมาเริ่มทำ หรือบางกรณีเมื่อเกิดปัญหาจึงค่อยมาคิดหาวิธีการในการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงเป็นต้น
Professor John P. Kotter ได้กล่าวถึง การสร้างความรู้สึกจำเป็นหรือเร่งด่วนในการเปลี่ยนแปลง (Sense of Urgency) ไว้ ว่าเป็นขั้นตอนที่สำคัญขั้นตอนแรกของการสร้างการเปลี่ยนแปลงให้เกิดขึ้นในองค์กร (อ่านเพิ่มเติม 8 ขั้นตอนของการเปลี่ยนแปลงได้ในหนังสือ Leading Change) ดังนั้นองค์กรที่มีความรู้สึกของ Sense of Urgency จึงเป็นองค์ประกอบสำคัญที่จะนำมาซึ่งการสร้างการเปลี่ยนแปลงให้เกิดขึ้นได้ ในขณะที่องค์กรที่ขาดความรู้สึกของ Sense of Urgency เมื่อไม่รู้สึกว่าต้องเปลี่ยนแปลงหรือเปลี่ยนแปลงช้ากว่าคนอื่น ก็อาจจะทำให้ขีดความสามารถทางการแข่งขันของเราลดลงได้
พติกรรมอะไรที่สะท้อนว่าองค์กรไม่มี Sense of Urgency ?
พฤติกรรมที่สะท้อนว่าองค์กรขาด Sense of Urgency สามารถสะท้อนออกมาได้ในหลากหลายรูปแบบ ตัวอย่างพฤติกรรมที่อาจจะพบได้เช่นพฤติกรรมเหล่านี้
- ทำงานไม่สำเร็จหรือไม่บรรลุเป้าหมายและไม่มีอะไรเกิดขึ้น
- ทำงานไม่เสร็จตามกรอบระยะเวลาและไม่มีผลลัพธ์ที่ตามมา
- ทำงานแบบยืดระยะเวลาแล้วเสร็จไปเรื่อยๆ
- รอให้เกิดปัญหาขึ้นก่อนจึงค่อยมาเริ่มดำเนินการแก้ไข
- เพิกเฉยหรือไม่ให้ความสนใจกับแนวคิดใหม่ๆ หรือโอกาสใหม่ๆ ในการพัฒนา
- ไม่ใกล้ Deadline ก็ไม่ลงมือทำงาน
- คิดว่าสิ่งที่ทำอยู่เป็นวิธีการที่ดีที่สุดแล้ว
Sense of Urgency คืออะไร ?
หากพิจารณาคำว่า Urgency ซึ่งหมายถึงสิ่งที่มีความเร่งด่วน ดังนั้น Sense of urgency จึงหมายถึงการเห็นความสำคัญของเรื่องรอบตัวเป็นความเร่งด่วน และดำเนินการตอบสนองต่อเรื่องต่างๆ ที่เกิดขึ้นอย่างทันท่วงที ซึ่งเป็นการดำเนินการในเชิงรุก (Proactive) โดยไม่จำเป็นต้องรอให้ถึงกำหนดเวลาหรือรอให้ปัญหาเกิดขึ้นจึงตอบสนองต่อเรื่องดังกล่าว หรืออาจกล่าวได้ว่าความตระหนักเห็นความสำคัญของความเปลี่ยนแปลง และการตอบสนองอย่างเร่งด่วน เป็นองค์ประกอบที่สำคัญของ Sense of Urgency
เราจะสร้าง Sense of Urgency ให้เกิดขึ้นได้อย่างไร ?
Professor John P. Kotter ได้พูดถึงวิธีการสร้างบรรยากาศให้เกิด Sense of Urgency ไว้ 4 ประการ ดังนี้
1. พยายามมองจากปัจจัยภายนอก : การมองเพียงแค่ภายในองค์กรเพียงอย่างเดียว หรือความเชื่อที่ว่าสิ่งที่ทำอยู่เป็นสิ่งที่ดีที่สุดแล้วอาจจะเป็นการปิดกั้นวิธีการใหม่ๆ และไม่ก่อให้เกิดความรู้สึกว่าการเปลี่ยนแปลงมีความจำเป็น ดังนั้นสิ่งที่ควรจะเป็นคือพยายามเปิดมุมมองจากภายนอกสอดส่องความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นภายนอกให้มากขึ้น เช่น การมองความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นภายนอก การลองไปดูว่าคู่แข่งขันหรือองค์กรอื่นใช้วิธีการอย่างไร และข้อมูลสำคัญที่ Kotter กล่าวไว้คือข้อมูลจากลูกค้าหรือผู้รับบริการ ซึ่งต้องเป็นข้อมูลที่มีความเป็นจริงซึ่งอาจจะมาจากผู้ปฏิบัติที่มีความสัมพันธ์กับผู้รับบริการโดยตรงหรือการดูพฤติกรรมของลูกค้าหรือผู้รับบริการเปลี่ยนแปลงไปหรือไม่ เพื่อเป็นการเชื่อมโยงให้สถานการณ์ภายนอกเป็นตัวกระตุ้นผลักดันการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กรให้เกิด สิ่งที่สำคัญคือต้องทำให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ได้รับมาไม่ถูกบิดเบือนเพียงเพื่อสร้างความพึงพอใจของผู้บริหารและผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น เพราะจะทำให้เกิดความผิดพลาดของข้อมูลที่ได้รับและไม่เกิดความรู้สึกจำเป็นเร่งด่วนในการเปลี่ยนแปลงให้เกิดขึ้นได้
2. สร้างความรู้สึกว่าการเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องจำเป็นและเร่งด่วนให้เกิดขึ้นทุกๆ วัน : การส่งเสริมความตระหนักในความจำเป็นเร่งด่วน และความเปลี่ยนแปลงให้ขึ้นได้จริง พยายามสร้างความรู้สึกและพฤติกรรมของการลงมือทำทันที ไม่เพียงแต่พูดอย่างเดียว อาจจะลองเริ่มจากเรื่องเล็กๆ ใกล้ๆ ตัว เช่น การเริ่มประชุมและเลิกประชุมที่ตรงเวลาข้อที่ควรระวังคือการแสดงพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม เช่น คนที่ยุ่งหรือทำงานหนักอยู่ตลอดเวลาอาจจะไม่ได้หมายความว่าคนเหล่านั้นรู้สึกถึงความจำเป็นและเร่งด่วนในการเปลี่ยนแปลงเสมอไป สิ่งที่สำคัญคือต้องทำให้การทำให้รู้ว่าเรื่องใดคือเรื่องที่สำคัญ ใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้มีความคุ้มค่าสูงสุด และลงมือทำทันที
3. มองหาโอกาสท่ามกลางวิกฤติที่เกิดขึ้น : พยายามเปลี่ยนมุมมองของวิกฤติที่เกิดขึ้นจากความน่ากลัวหรือภัยคุกคามที่จะสร้างปัญหาซึ่งจะต้องวางแผนหรือดำเนินการเพื่อรับมือกับเหตุการณ์ดังกล่าว เป็นมุมมองของการมองหาข้อดีหรือโอกาสของความสำเร็จภายใต้วิกฤติที่เกิดขึ้นและสร้างการเปลี่ยนแปลงให้เกิดขึ้นจากข้อดีที่มองเห็น นอกจากนั้นจากการศึกษาของ Mickinsey พบว่าในทุกๆ วิกฤติที่เกิดขึ้นองค์กรที่สามารถปรับเปลี่ยนและก้าวผ่านวิกฤติไปได้จะสร้างผลประกอบการที่ดีขึ้นอยากก้าวกระโดด
4. รับมือกับกลุ่มคนที่ไม่อยากเปลี่ยนแปลง : ในทุกๆ องค์กรย่อมมีคนบางกลุ่มที่มีลักษณะที่เรียกว่า NoNos ยิ่งมีกลุ่มคนที่มีลักษณะแบบนี้มากเท่าไรยิ่งทำให้การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องที่ยากเพราะกลุ่มคนเหล่านี้จะมีลักษณะที่ไม่ชอบความเปลี่ยนแปลง คัดค้านกับสิ่งใหม่ๆ ไม่ให้ความร่วมมือ หรืออาจจะลามไปถึงการจูงใจคนอื่นให้ไม่เปลี่ยนแปลง Kotter แนะนำวิธีการ 3 วิธีเพื่อจัดการกับคนกลุ่มดังกล่าว เช่น การเบี่ยงเบนความสนใจของคนกลุ่มนี้ การลดความสัมพันธ์ผลักดันคนกลุ่มนี้ออกจากกิจกรรมหรือองค์กร หรือการสร้างความกดดันให้เปลี่ยนพฤติกรรม เป็นต้น
นอกจากวิธีการที่ Professor Kotter ได้กล่าวมาแล้วข้างต้น ในมุมมองของผู้เขียนคิดว่าปัจจัยสำคัญที่จะสร้างความรู้สึกของความจำเป็นและเร่งด่วนให้เกิดขึ้นในองค์กรได้ได้แก่บทบาทของผู้นำหรือผู้บริหารขององค์กรในแต่ละระดับ เพราะถ้าผู้นำไม่ได้สร้างพฤติกรรมที่แสดงว่าเรื่องใดมีความสำคัญหรือเร่งด่วน คนในองค์กรก็ไม่รู้สึกว่าจะต้องเร่งรีบไปทำไป ซึ่งบทบาทของผู้นำในการสร้างความรู้สึกจำเป็นและเร่งด่วนให้เกิดขึ้น ได้แก่ การทำตัวเป็นแบบอย่างของการเห็นความจำเป็นเร่งด่วน สื่อสารให้บุคลากรเห็นว่าอะไรคือเรื่องสำคัญที่ควรมุ่งเน้นหรือให้ความสำคัญอย่างสม่ำเสมอ ชัดเจน และตรงไปตรงมา ติดตามความคืบหน้าและผลของเรื่องที่มีความสำคัญ รวมถึงเชื่อมโยงสิ่งจูงใจกับเรื่องที่สำคัญ เป็นต้น
การจะทำให้ความรู้สึกของความจำเป็นและเร่งด่วน Sense of Urgency เห็นผลได้และสามารถเกิดขึ้นยั่งยืน สิ่งที่สำคัญคือการสร้างผลลัพธ์ของการเปลี่ยนแปลงระยะสั้นให้เกิดขึ้น (Short-term wins) หรือการสร้างการเปลี่ยนแปลงระยะสั้นให้เกิดผลลัพธ์อย่างชัดเจน และการสร้างความยั่งยืนให้เกิดขึ้นในระยะยาวควรมีการผนวกความรู้สึกของความจำเป็นและเร่งด่วน Sense of Urgency ไว้เป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมและ DNA องค์กรต่อไป
นารถ จันทวงศ์
22 กุมภาพันธ์ 2565 (22/02/2022)
Resources
- Do these 5 things to build “Sense of Urgency” in you and your organization!, https://sourabhpandey05.medium.com/do-these-5-things-to-build-sense-of-urgency-in-you-and-your-organization-d56be812db7b
- Leading Change (Step 1): Creating a Sense of Urgency, https://managementisajourney.com/leading-change-step-1-creating-a-sense-of-urgency/
- https://thegeekyleader.com/2021/01/10/how-to-create-a-true-sense-of-urgency/
- Change Management – Step 1: Creating a Sense of Urgency, https://viralsolutions.net/change-management-step-1-creating-a-sense-of-urgency/#.YcVE9y8RppQ
- Book review : A sense of urgency, https://olivierrolanden.medium.com/book-review-a-sense-of-urgency-41c63c59ec4b
- https://www.cu.edu/sites/default/files/ExecUrgency.pdf
- https://managementisajourney.com/summary-of-kotters-eight-step-leading-change-model/
- https://theoperationsblog.com/2020/02/senseofurgency/
- It All Starts with a Sense of Urgency, Laying the Groundwork for Change, John P. Kotter, https://www.yumpu.com/en/document/read/33305284/it-all-starts-with-a-sense-of-urgency-harvard-business-school
- How To Improve Sense Of Urgency, https://theoperationsblog.com/2020/02/senseofurgency/
- 5 Ways to Create a Necessary Sense of Urgency, https://leadershipconsulting.com/5-ways-create-necessary-sense-urgency/