เมื่อไม่นานมานี้ผู้เขียนได้มีโอกาสร่วมเป็นวิทยากรในการประชุมกับหน่วยงานแห่งหนึ่ง เป็นรูปแบบการประชุม Workshop ผ่านช่องทางออนไลน์ที่ค่อนข้างแปลกเพราะการประชุมในรูปแบบ Workshop คือการลงมือปฏิบัติผ่านการร่วมคิดร่วมทำ แต่ปรากฏว่าในเวลาประมาณ 3 ชั่วโมงตลอดการประชุมมีคนที่ร่วมแสดงความคิดเห็นอยู่เพียงแค่ทีมวิทยากรกับผู้ร่วมประชุมอีก 1 หรือ 2 ท่านเท่านั้น ทั้งๆ ที่ในการประชุมมีผู้เข้าร่วมประชุมอยู่ประมาณ 30 กว่าคนได้ เท่ากับว่าแทบจะไม่ได้ความคิดเห็นอะไรจากผู้เข้าร่วมประชุมเพราะเกือบทุกคนปิดไมค์ ปิดกล้องอยู่กันแบบสงบเรียบร้อยตั้งแต่ต้นจนจบการประชุม เรื่องนึงที่เข้ามาในความคิดของผู้เขียนคือ ทำไมผู้ร่วมประชุมถึงไม่แสดงความคิดเห็น ? สาเหตุอะไรที่ทำให้เกิดวัฒนธรรมองค์กรแบบนั้น ? และเราจะแก้ไขสิ่งที่เกิดขึ้นได้อย่างไร ?
ผู้เขียนนึกไปถึงแนวคิดหนึ่งทางการบริหารที่เรียกว่า Psychological Safety หรือแปลเป็นภาษาไทยว่า ความปลอดภัยทางจิตวิทยา ซึ่งจะแตกต่างจากความปลอดภัยทางร่างกายหรือสถานที่ทำงานที่ต้องมีความปลอดภัยไม่เสี่ยงต่อการเกิดอุบัติเหตุหรือปัญหาทางสุขภาพร่างกาย Psychological Safety ถูกกล่าวขึ้นเป็นที่รู้จักในช่วงประมาณปี 1990 โดย professor William A, Kahn จาก Boston University หลายๆ ครั้งเราจะพบว่าสาเหตุหนึ่งที่คนไม่แสดงความคิดเห็นไม่ใช่ว่าคนเหล่านั้นไม่มีความเห็นหรือไอเดีย แต่เป็นมุมมองที่คนในองค์กรรู้สึกไม่ปลอดภัยหรือรู้สึกไม่สบายใจที่จะพูดหรือแสดงความคิดเห็นของตนเองออกไปจึงเลือกที่จะอยู่นิ่งเฉยเสียมากกว่าที่จะแสดงความเห็นให้ผู้อื่นทราบ จากเหตุการณ์ดังกล่าวอาจจะทำให้องค์กรสูญเสียความคิดดีๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นหรือความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรได้ ดังนั้นสิ่งที่สำคัญคือองค์กรควรสร้างให้เกิดวัฒนธรรมที่คนในองค์กรรู้สึกปลอดภัย สามารถพูดหรือแสดงความคิดเห็นของตนเองได้โดยปราศจากความกังวลว่าจะมีความเสี่ยงในการถูกตำหนิหรือลงโทษ หรือในที่นี้ผู้เขียนจะขอใช้คำว่า “พื้นที่ปลอดภัยทางความคิด” ให้เกิดขึ้นในองค์กร
รายละเอียดเนื้อหาในบทความนี้ผู้เขียนจะขอไม่เน้นเรื่องแนวคิดและทฤษฎีที่เกี่ยวข้องกับ Psychological Safety มากนัก แต่จะเน้นไปที่วิธีการในการสร้าง “พื้นที่ปลอดภัยทางความคิด” ขึ้นในองค์กรหรือในการประชุม จากการรวบรวมองค์ความรู้จากที่ต่างๆ และประสบการณ์และมุมมองของผู้เขียนเองเพื่อที่จะได้เป็นไอเดียในการต่อยอดในการพัฒนาต่อไป
ทำอย่างไรให้เกิดพื้นที่ปลอดภัยทางความคิด
ผู้นำเป็นกลไกที่สำคัญ
การศึกษาของ Mckinsey พบว่าผู้นำมีส่วนสำคัญอย่างมากในการสร้างให้เกิดวัฒนธรรมและบรรยากาศของพื้นที่ความปลอดภัยทางความคิดขึ้นในองค์กร ผู้นำในที่นี้ไม่ได้หมายถึงเบอร์ 1 ขององค์กรเพียงอย่างเดียว แต่หมายรวมถึงผู้นำในทุกๆ ระดับขององค์กรด้วย ซึ่งบทบาทของผู้นำในการสร้างพื้นที่ปลอดภัยทางความคิดควรแสดงตนเป็นต้นแบบ การกระตุ้นผลักดัน เปิดกว้างรับฟังความคิดเห็นที่แตกต่าง หลีกเลี่ยงการทำตัวเป็น Hippo (Highest-Paid Person’s Opinion)
วัฒนธรรมองค์กรที่ดี
วัฒนธรรมองค์กรที่สนับสนุนพื้นที่ปลอดภัยทางความคิดไม่ใช่เรื่องที่จะสร้างให้เกิดขึ้นได้ในระยะเวลาสั้น แต่ต้องได้รับการหล่อหลอมและดำเนินการอย่างต่อเนื่อง โดยวัฒนธรรมสำคัญที่ส่งเสริมพื้นที่ปลอดภัยทางความคิดได้แก่ การรับฟังและเคารพความคิดเห็นคนอื่น การให้ความเชื่อมั่นและไว้วางใจผู้อื่น ความกล้าที่จะยอมรับความผิดพลาดให้เป็นสิ่งที่ยอมรับได้แต่ต้องนำมาซึ่งการเรียนรู้และพัฒนา
เพื่อสร้างวัฒนธรรมดังกล่าวให้เกิดขึ้นองค์กรควรสร้างให้เกิดบรรยากาศการทำงานหรือการประชุมเป็นทีมแบบสร้างสรรค์ โดยอาจะเริ่มต้นจากการประชุมที่ผู้นำการประชุมหรือ Facilitator ควรเปิดโอกาสให้ผู้ร่วมประชุมได้แสดงความคิดเห็นในการประชุม รับฟังความคิดเห็นอย่างตั้งใจ อย่าขัดขวางขณะผู้อื่นกำลังพูด ไม่ตำหนิความเห็นของผู้อื่น และควรทบทวนสิ่งที่ผู้พูดได้แสดงความคิดเห็นออกมาเพื่อแสดงความเข้าใจในสารที่ได้รับ
ในทางตรงกันข้าม องค์กรต้องพยายามหลีกเลี่ยงบุคคลหรือพฤติกรรมที่สร้างพลังงานทางลบ (Dark Forces) เช่น
- เพิกเฉยต่อสิ่งที่สมาชิกคนอื่นพูด
- ขัดการแสดงความคิดเห็นของคนอื่น
- พูดโต้แย้งด้วยคำหยาบคาย
- แสดงท่าทางไม่เคารพความคิดของผู้อื่น
- แสดงพฤติกรรมหรือคำพูดที่เหยียดความคิดคนอื่น
- ตำหนิความผิดพลาดต่อหน้าสมาชิกคนอื่น
ใช้เครื่องมือหรือเทคโนโลยีเข้ามาช่วย
ในบางกรณีการให้ผู้ร่วมประชุมได้แสดงความคิดเห็นอย่างครอบคลุมก็เป็นเรื่องยากเนื่องด้วยข้อจำกัดต่างๆ เช่น เรื่องระยะเวลาในการประชุม อุปกรณ์การประชุมเช่นไมค์ที่อาจจะไม่ได้มีทุกคน ดังนั้นการใช้เครื่องมือหรือเทคโนโลยีอื่นๆ เข้ามาช่วยจึงอาจเป็นตัวเลือกหนึ่งที่น่าสนใจและทำให้เกิดการมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็นมากขึ้น เช่น การใช้ Post-it ในการเขียนความคิดเห็นตามแนวทาง brain writing การใช้ Whiteboard การใช้ Flip chart หรือการใช้ Mind map ในการประชุม เป็นต้น
ในสถานการณ์ปัจจุบันที่ที่เป็นการประชุมออนไลน์ การใช้เครื่องมือปกติอาจจะไม่สามารถทำได้ จึงอาจะมีความจำเป็นที่ต้องใช้เครื่องมือที่มีอยู่ เช่น ให้ผู้ร่วมประชุมพิมพ์ความเห็นเข้ามาทางห้อง Chat, การ Split เป็นห้องย่อยเพื่อแสดงความคิดเห็น (ห้องย่อยที่มีจำนวนคนไม่เกิน 10 คน เป็นจำนวนที่เหมาะสมในการรับฟังความคิดเห็นอย่างครอบคลุม) หรือการเลือกใช้เครื่องมือออนไลน์อื่นๆ เพื่อระดมความคิดเห็น เช่นเว็บไซต์อย่าง miro (https://miro.com) หรือ mentimeter (https://www.mentimeter.com/) ที่สามารถใช้ระดมความคิดเห็นร่วมกันแบบ Realtime ผ่านออนไลน์ได้
หวังว่ารายละเอียดข้างต้นจะเป็นประโยชน์ให้เกิดขึ้นในองค์กรกันนะครับ เชื่อว่าบรรยากาศองค์กรที่คนในองค์กรมีพื้นที่ปลอดภัยทางความคิดจะนำไปสู่การเกิดไอเดียใหม่ๆ ให้เกิดขึ้นในองค์กร การสร้างความรู้สึกผูกพันของคนในองค์กร และการพัฒนาอย่างสร้างสรรค์ต่อไป ทั้งนี้บรรยากาศดังกล่าวไม่ใช่เรื่องที่จะสร้างให้เกิดขึ้นในระยะเวลาอันสั้น ผู้บริหารและบุคลากรในทุกๆ ระดับต้องเข้ามามีบทบาทในการขับเคลื่อนผลักดันสิ่งดังกล่าวให้เกิดขึ้นในองค์กรต่อไป
นารถ จันทวงศ์
16 มิถุนายน 2564
References
- https://hbr.org/2021/04/what-psychological-safety-looks-like-in-a-hybrid-workplace
- https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/psychological-safety-and-the-critical-role-of-leadership-development
- https://www.forbes.com/sites/shanesnow/2020/05/04/how-psychological-safety-actually-works/?sh=57e03d3bf864
- https://www.fearlessculture.design/blog-posts/7-ways-to-promote-psychological-safety-in-the-workplace
- https://www.predictiveindex.com/blog/psychological-safety-in-the-workplace/
- Creating Psychological Safety in Teams , https://www.ahrq.gov/sites/default/files/wysiwyg/evidencenow/tools-and-materials/psychological-safety.pdf
- https://pixabay.com/