กระแสที่เกี่ยวข้อวกับการบริหารผลการปฏิบัติงานขององค์กรมีการปรับปรุงและพัฒนามาอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะแนวคิดที่เกี่ยวข้องกับการบริหารผลการปฏิบัติงานแบบ Continuous performance management โดยเฉพาะ buzzword ที่มีการกล่าวถึงกันอย่างมากคำหนึ่งคือคำว่า “Check-in” วันนี้บทความของ Management in Action เราชวนมาพูดคุยเกี่ยวกับเรื่อง Check-in กันครับ

Check-in คืออะไร แล้วทำไมถึงมีความสำคัญกับองค์กร?

ด้วยสภาพแวดล้อมขององค์กรที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วมากขึ้นรวมถึงการที่องค์กรต้องเผชิญกับความไม่แน่นอนในรูปแบบต่างๆ ที่เข้ามามีผลกระทบต่อการดำเนินงานขององค์กร หรือที่หลายๆ ท่านได้กล่าวว่า เรากำลังเผชิญกับโลกแห่งความผันผวนและไม่แน่นอน ไม่ว่าจะเป็นทฤษฎีที่ US Army War College ของสหรัฐฯ ได้เรียกว่า VUCA World (Volatility, Uncertainty, Complexity, และ Ambiguity) หรือทฤษฎีของ Oxford ที่เรียกเรื่องดังกล่าวว่า TUNA (turbulence, unpredictable uncertainty, novelty, and ambiguity) ก็ตาม ดังนั้นรูปแบบการบริหารงานรวมถึงการประเมินผลการดำเนินงานในแบบเดิมๆ คงไม่ทันต่อความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างทันท่วงทีอีกต่อไป

Check-in เป็นแนวคิดหนึ่งในการบริหารผลการปฏิบัติงานขององค์กรในรูปแบบของ Continuous performance management หรือการบริหารผลการปฏิบัติงานแบบต่อเนื่อง ต้องไม่ลืมว่าวัตถุประสงค์ที่สำคัญของการประเมินผลการปฏิบัติงานคือการพัฒนาผลการปฏิบัติงาน (Performance improvement) ให้ดีขึ้น ดังนั้นรูปแบบการประเมินผลแบบราย 6 เดือน หรือรายปีและการนำระบบการประเมินผลมาใช้เพียงแค่การแสดงตัวเลขผลการดำเนินงานเพียงอย่างเดียวจึงไม่ตอบโจทย์การพัฒนาและปรับปรุง ดังนั้นกระบวนการที่ผู้บังคับบัญชาและบุคลากรได้มาพูดคุยเกี่ยวกับผลการดำเนินงานกันอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอจึงเข้ามามีบทบาทสำคัญที่หลายๆ องค์กรให้ความสำคัญและนำมาใช้เพื่อปรับปรุงและพัฒนาผลการปฏิบัติงาน

วัตถุประสงค์ที่สำคัญของการทำ performance check-in คือการสื่อสารทำความเข้าใจในเป้าหมายการดำเนินงานและความคาดหวังให้ตรงกันระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ปฏิบัติงาน ดำเนินการเพื่อพัฒนาและปรับปรุงผลการปฏิบัติงานให้ดีขึ้น สร้างความยืดหยุ่นปรับเปลี่ยนและตอบสนองต่อสถานการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว รวมถึงการให้ข้อเสนอแนะและการสนับสนุนแก่ผู้ผู้ปฏิบัติงาน


Source: The Ultimate Guide to Performance Check-Ins, http://evolve.reflektive.com

รูปแบบการทำ Check-in ทำในรูปแบบไหนได้บ้าง ?

รูปแบบการทำ Check-in ไม่มีกฎที่ตายตัวว่าควรมีรูปแบบใด ทั้งรูปแบบที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ มีความถี่มากน้อยเพียงใด ซึ่งอาจจะมีหลายปัจจัยที่เกี่ยวข้อง เช่น ลักษณะงาน ความเร่งด่วนของงาน ความต้องการของบุคลากร จะเป็นตัวกำหนดรูปแบบที่เหมาะสมกับแต่ละองค์กร ทั้งนี้ประเด็นสำคัญคือกระบวนการ Performance check-in ควรทำอย่างสม่ำเสมอและเหมาะสมกับลักษณะงานและวัฒนธรรมองค์กร

ทั้งนี้ความถี่ในการทำ Performance check-in ที่มีความเหมาะสม อาจเริ่มต้นจากรายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายไตรมาส แต่ไม่ควรน้อยกว่าปีละ 1-2 ครั้ง โดยระยะเวลาที่ใช้ในกระบวนการ Performance check-in อาจใช้ระยะเวลาประมาณ 15-30 นาที เพื่อให้เน้นการพูดคุยกันในประเด็นสำคัญและไม่เป็นการสร้างภาระและแรงกดดันแก่ผู้ร่วมกิจกรรมและควรมีการบันทึกสรุปผลการ Check-in เพื่อเป็นความเข้าใจร่วมกันระหว่างผู้ที่เกี่ยวข้องในการดำเนินการอย่างถูกต้องและสอดคล้องกับเจตนาที่ต้องการของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องในระยะต่อไป

การศึกษาของบริษัทที่ปรึกษา Gallup กับกลุ่มพนักงานที่ทำงานนอกสำนักงาน พบว่ายิ่งพนักงานได้รับ feedback จากผู้บังคับบัญชาบ่อยเท่าไร จะยิ่งสร้างให้เกิดความผูกพันกับงานมากยิ่งขึ้น
Gallup

ประเด็นพูดคุยหรือคำถามในการ Check-in ?

ประเด็นการพูดคุยในการทำ Performance check-in ควรประกอบไปด้วยประเด็นที่สำคัญ ดังนี้

สิ่งที่กำลังให้ความสำคัญอยู่ในปัจจุบัน: เพื่อ Align ความคาดหวังของผู้บังคับบัญชาและบุคลากรให้ตรงกันว่ากำลังมุ่งเน้นหรือให้ความสำคัญกับเรื่องที่มีความสำคัญและเข้าใจไปในทิศทางเดียวกัน

สถานการดำเนินงานในปัจจุบัน: เพื่อให้ทราบถึงความคืบหน้า ความสำเร็จที่เกิดขึ้น, แนวโน้มความเปลี่ยนแปลงที่กำลังจะเกิดขึ้นว่ามีทิศทางอย่างไร

บทเรียนที่พบ: เพื่อให้ทราบถึงบทเรียนที่เกิดขึ้นว่าอะไรคือสาเหตุของผลการดำเนินงานซึ่งอาจจะมาในรูปแบบของความสำเร็จหรือความล้มเหลว ทั้งนี้สิ่งสำคัญคือการเรียนรู้ว่าได้ทำในสิ่งที่ถูกต้องเหมาะสมหรือไม่ อะไรคือสาเหตุของความสำเร็จ/ไม่สำเร็จ และจะต้องพัฒนาหรือปรับปรุงอย่างไร

จุดมุ่งเน้นในระยะต่อไป: เพื่อให้ทราบถึงจุดเน้นที่ควรให้ความสำคัญและทุ่มเทกำลังและทรัพยากรในเรื่องดังกล่าวในระยะต่อไป รวมถึงผลลัพธ์ที่คาดหวังให้เกิดขึ้น และองค์ประกอบหรือความร่วมมืออื่นๆ ที่ต้องการเพื่อทำให้งานดังกล่าวสำเร็จลุล่วง

นอกจากประเด็นการพูดคุยเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานดังกล่าวข้างต้นแล้ว สิ่งที่สำคัญที่ขาดไม่ได้ในกระบวนการ performance check-in คือบทบาทของผู้บังคับบัญชาที่ต้องทำหน้าที่ในการสื่อสารความคาดหวังที่ชัดเจนให้กับบุคลากร เป็นพี่เลี้ยงในการให้คำปรึกษาแนะนำ ให้ข้อแนะนำแก่บุคลากรในการพัฒนาตนเอง รวมถึงทำให้บุคลากรรู้สึกมีคุณค่า

นารถ จันทวงศ์
17 กุมภาพันธ์ 2564

References

– Credit picture, Larissa Gies. @eqacademy, unsplash.com