มาต่อกันอีกตอนกับเรื่อง Scenario ครับ เพราะเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือทางการจัดการที่ได้รับความสนใจอย่างมากในช่วงนี้ในการนำไปใช้ในกระบวนการวางแผนกลยุทธ์ โดยเฉพาะเมื่อองค์กรต้องเผชิญกับความไม่แน่นอน (Uncertainty) หลายๆ ด้าน
Scenario Planning คือเครื่องมือในการสำรวจภาพในอนาคตที่อาจจะเกิดขึ้น โดยแนวทางที่ได้รับความนิยมมากที่สุดเป็นการพิจารณาจากปัจจัยปัจจัยนำ (Driving forces) ที่มีผลกระทบสูงสุด และมีความไม่แน่นอนสูงสุด (Most impact & most uncertainty) และฉายภาพเหตุการณ์ที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคตออกมาเป็น 4 Scenario (อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ในตอนที่ 12 Scenario Planning กับการวางแผนกลยุทธ์ https://www.managementinaction.info/?p=832)
ปัญหาที่ผู้เขียนเชื่อว่าหลายๆ องค์กรมักจะพบคือการเชื่อมโยงภาพในอนาคตที่ได้สำรวจไว้ไปสู่แผนกลยุทธ์หรือสิ่งที่องค์กรจะต้องดำเนินการเพราะไม่รู้ว่าจะทำการเชื่อมโยงอย่างไร พอไปศึกษาแนวคิดหรือทฤษฎีและตัวอย่างในส่วนใหญ่ของ Scenario Planning ที่นำเสนอในช่องทางต่างๆ มักจะจบที่ขั้นตอนของการฉายภาพในอนาคตเท่านั้น ดังนั้นปัญหาจึงเกิดขึ้นกับหน่วยงานที่จะนำ Scenario Planning ไปใช้จริงว่าพอถึงขั้นตอนของการฉายภาพในอนาคตเสร็จแล้วจะทำอย่างไรต่อ
ในบทความนี้ผู้เขียนขอนำเสนอขั้นตอนการเชื่อมโยง Scenario Planning ไปสู่กลยุทธ์ให้มีความชัดเจนมากขึ้น โดยแบ่งเป็นขั้นตอนที่สำคัญ ดังนี้
1. การสำรวจภาพในอนาคตที่อาจจะเกิดขึ้นออกมาเป็น Scenario ต่างๆ
ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่สำคัญของ Scenario ที่พยายามสำรวจภาพในอนาคตที่อาจจะเกิดขึ้นให้ได้ชัดเจนมากที่สุด ซึ่งในขั้นตอนนี้มีข้อแนะนำจากประสบการณ์ที่ผู้เขียนได้ทำร่วมกับหลายๆหน่วยงาน โดยมีสิ่งสำคัญที่ควรคำนึงถึง คือ 1) การระดมความคิดเห็นจากกลุ่มคนที่มีความหลากหลาย เช่น ผู้ร่วมประชุมที่มาจากหลายๆหน่วยงาน การศึกษา หรืออายุที่หลากหลายจะช่วยทำให้ความคิดเห็นที่ได้มีมุมมองที่ครอบคลุมและมีมิติที่กว้างขึ้น กว่ากลุ่มของผู้ร่วมประชุมมีพื้นฐานไปในทางเดียวกัน ซึ่งจะทำให้รูปแบบความคิดคล้ายคลึงกันและขาดการมองที่ครอบคลุมและหลากหลายได้ 2) การคิดแบบสุดโต่งหรือ Extreme case ที่อาจจะเกิดขึ้น ผู้ร่วมประชุมต้องพยายามวาดภาพเหตุการณ์ของ Scenario ในแบบสุดๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นได้ เพราะหากไม่มีการคิดแบบนอกกรอบผลที่ตามมาจะพบว่าเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในแต่ละ Scenario จะออกมาไม่แตกต่างกันมากซึ่งจะเชื่อมโยงไปสู่แผนงานที่อาจจะไม่สามารถรองรับหากเหตุการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้นจริงได้
2. มองหาโอกาสทางกลยุทธ์ (Business Opportunities) และความท้าทายทางกลยุทธ์ (Business Challenges)
เมื่อสามารถฉายภาพเหตุการณ์ในอนาคตออกมาเป็นรูปแบบต่างๆ ได้แล้ว ขั้นตอนที่สำคัญต่อมาคือการมองหาโอกาสทางกลยุทธ์ (Business Opportunities) และความท้าทายทางกลยุทธ์(Business Challenges) ขององค์กร โดยโอกาสทางกลยุทธ์ (Business Opportunities) คือสิ่งที่จะสร้างความได้เปรียบให้กับองค์กร หรือความท้าทายทางกลยุทธ์ (Business Challenges) คือสิ่งที่องค์กรต้องดำเนินการ พัฒนา ปรับปรุงหรือแก้ไขเพื่อป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น หรือโดยสรุปในขั้นตอนนี้คือสิ่งที่องค์กรต้องพยายามมองหาเพื่อสร้างความได้เปรียบและเพื่อป้องกันปัญหาหาก Scenario นั้นเกิดขึ้นนั่นเอง
3. กำหนดเป้าหมายที่องค์กรต้องการบรรลุในแต่ละ Scenario
เมื่อเราฉายภาพในอนาคตออกมาเป็นเหตุการณ์ต่างๆ และมองเห็นโอกาสทางกลยุทธ์ (Business Opportunities) และความท้าทายทางกลยุทธ์(Business Challenges) ได้แล้ว ก่อนที่จะไปคิดว่าจะทำแผนงานหรือกิจกรรมอะไรได้อย่างชัดเจนนั้นควรมีการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนลงไปว่าหาก Scenario นั้นเกิดขึ้น อะไรคือเป้าหมายที่สำคัญขององค์กรภายใต้สถานการณ์นั้นๆ เพราะภายใต้ Scenario แต่ละด้านอาจจะมีเป้าหมายที่สำคัญไม่เหมือนกัน เช่น ในบาง Scenario เป้าหมายอาจจะเป็นการเพิ่มยอดขายในบางช่องทาง หรืออาจจะเป็นการมุ่งเน้นที่การควบคุมต้นทุน การตลาด หรือการมุ่งเน้นสินค้าเฉพาะอย่าง เป็นต้น
4. เชื่อมโยงเป้าหมายที่กำหนดไว้ไปสู่กลยุทธ์และแผนการดำเนินงาน
ขั้นตอนสุดท้ายเมื่อได้เป้าหมายในแต่ละ Scenario ที่มีความชัดเจนแล้ว ขั้นตอนสุดท้ายคือการร่วมกันคิดกลยุทธ์หรือแผนงานเพื่อนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายในแต่ละ Scenario ซึ่งจะพบว่ากลยุทธ์ในแต่ละ Scenario อาจจะมีความแตกต่างกันออกไป เพราะเป้าหมายแต่ละ Scenario ไม่เหมือนกัน โดยสิ่งสำคัญที่ต้องคำนึงถึงคือ กลยุทธ์ที่กำหนดขึ้นมาสามารถนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้หรือไม่
ในขั้นตอนการกำหนดกลยุทธ์และแผนการดำเนินงานมีข้อสังเกตจากประสบการณ์ของผู้เขียนที่ได้ไปทำ Scenario Planning ร่วมกับหลายหน่วยงานคือพบว่ากลยุทธ์หรือแผนงานที่ได้จากการทำ Scenario Planning จะแบ่งออกมาได้เป็น 3 กลุ่มตามลำดับความสำคัญ ดังนี้
1) แผนงานที่ไม่ว่าเหตุการณ์หรือ Scenario เป็นไปในรูปแบบได้ ก็เป็นสิ่งที่องค์กรต้องดำเนินการ ในส่วนนี้เป็นข้อสังเกตจาการทำ Scenario ว่ามักจะพบว่าจะมีแผนงานบางเรื่องที่ไม่ว่าจะวิเคราะห์ Scenario ออกมาในรูปแบบใด สิ่งนั้นเป็นสิ่งที่เห็นร่วมกันว่าองค์กรจะต้องทำ ดังนั้นเรื่องดังกล่าวจะเป็นเรื่องที่สำคัญที่องค์กรจะต้องนำไปขับเคลื่อนต่อไปให้บรรลุแผนงานที่กำหนดไว้เพราะเป็นสิ่งที่สำคัญที่สามารถรองรับทุกๆ เหตุการณ์ที่อาจจะเกิดขึ้นได้ ตัวอย่างเช่นหากธุรกิจมีความเกี่ยวข้องกับการส่งออกและนำเข้า การจัดการกับค่าเงินก็เป็นสิ่งที่ควรต้องดำเนินการไม่ว่าค่าเงินจะเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางใด เป็นต้น
2) แผนงานเพื่อพาองค์กรไปสู่ภาพเหตุการณ์ที่อยากให้เป็นหรือบรรลุ แผนงานในรูปแบบที่ 2 คือ แผนงานบางอย่างที่เชื่อว่าจะนำพาองค์กรไปสู่เหตุการณ์ที่อยากให้เกิดขึ้น กลุ่มนี้จะเป็นกลุ่มที่มีความสำคัญในระดับรองลงมาที่องค์กรจะต้องพิจารณาว่าจะดำเนินการหรือไม่ ซึ่งจะเป็นการดำเนินงานเพื่อพาไปสู่การบรรลุเป้าหมายในทางที่บวกหรือป้องกันเหตุการณ์ในทางที่ลบเป็นต้น
3) แผนงานเพื่อรองรับเหตุการณ์หรือภาวะฉุกเฉิน แผนงานในกลุ่มที่ 3 จะเป็นเหมือนแผนงานเพื่อรองรับภาวะฉุกเฉินเท่านั้น ซึ่งหากเกิดเหตุการณ์ในรูปแบบของ Scenario ที่ได้วิเคราะห์ไว้เกิดขึ้นก็สามารถนำแผนงานที่กำหนดไว้มาใช้ได้อย่างทันท่วงที ในทางกลับกันหากไม่มีการเตรียมพร้อมในรูปแบบดังกล่าวเมื่อเกิดเหตุการณ์จริงและค่อยมาเตรียมพร้อมภายหลังอาจจะไม่ทันและสร้างความเสียหายกับองค์กรได้
หวังว่าแนวทางข้างต้นคงทำให้หน่วยงานต่างๆ ที่คิดจะนำ Scenario Planning ไปใช้สามารถนำเครื่องมือนี้ไปใช้ได้อย่างชัดเจนมากขึ้นครับ หากมีข้อสงสัยหรือประเด็นใดๆ สามารถสอบถามมาได้ทั้งหน้าไมค์และหลังไมล์ได้เลยครับ อยากให้เป็นประโยชน์กับทุกๆ คนเพื่อนำไปใช้ในการพัฒนาครับ
นารถ จันทวงศ์
10 พฤศจิกายน 2563
083 300 3030
nart.chantawong@gmail.com, service@managementinaction.info
https://www.facebook.com/ManagementinAction
www.managementinaction.info